Enregistrer les présences¶
Le registre de présence est ce sur quoi repose tout le centre de jour : il décide du forfait, du prix de journée et des soins. Il contient une ligne par usager et par jour, avec les heures d’arrivée et de départ.
Présences du jour, à l’entrée¶
Hébergement → Présences du jour ouvre un écran pensé pour une tablette à l’entrée : une carte par usager du centre de jour, avec sa photo. Le même écran s’ouvre depuis la tuile Présences du jour du tableau de bord des soins et de celui de la facturation.
Quand un usager arrive, touchez sa carte (1) : l’arrivée est enregistrée à l’heure qu’il est.
À son départ, touchez-la à nouveau (2) : le départ est enregistré, et la carte dit si la journée ouvre le forfait, ou pourquoi pas.
Mauvaise carte ? Cliquez sur Annuler dans la confirmation qui s’affiche.
Pour saisir les heures à la main ou inscrire une journée écourtée, cliquez sur le bouton ⋯ de la carte (3) : il ouvre la fenêtre Ajouter un jour de présence.
L’écran liste les usagers attendus aujourd’hui : les jours de la semaine convenus avec la famille, sinon les jours d’ouverture du centre. Tout le monde montre aussi les autres, pour une venue imprévue.
Chaque touche passe par le registre : la clôture de 13 h, le journal d’audit et les règles du forfait s’appliquent exactement comme dans le registre du jour.
À partir de 13 h, un usager attendu et non pointé reste à l’écran, marqué Pas pointé(e) à 13:00 : le registre le compte absent. Toucher sa carte enregistre encore une arrivée tardive, marquée Saisi après la clôture.
Plusieurs écrans peuvent rester ouverts en même temps : chacun se recharge toutes les deux minutes.
Le badge de la tuile compte les usagers attendus aujourd’hui qui ne sont pas encore arrivés. Il retombe à zéro à 13 h, quand le registre se ferme aux arrivées.
Le registre du jour¶
Hébergement → Registre de présence CSJ ouvre le registre d’un jour : chaque usager dont le séjour court ce jour-là (1). Les jours déjà inscrits arrivent marqués Présent, avec leurs heures.
Activez Présent pour les usagers venus.
Encodez leurs heures d’arrivée et de départ : sans elles, la journée ne donne pas droit au forfait.
Cliquez sur Enregistrer le registre.
Au-dessus de la liste, Places montre les places de l’agrément et Cochés les usagers marqués présents. Plus d’usagers cochés que de places est signalé par un bandeau, jamais bloqué : l’enregistrement reste possible.
Désactiver Présent retire la journée de l’usager. Dès 13 h, la bannière dit que le registre est fermé aux arrivées : les départs peuvent encore être complétés, et un usager ajouté maintenant est marqué comme saisi après la clôture.
Un jour pour un usager¶
Sur la fiche de l’usager, Ajouter un jour de présence ouvre une fenêtre pour un seul jour — le bon outil pour rattraper une quinzaine pour une personne.
Choisissez la Date (1) : aujourd’hui par défaut.
Vérifiez Arrivée et Départ (2) : ils partent des heures du centre.
Si une hospitalisation ou un décès a interrompu la journée, choisissez-le sous Journée écourtée (3).
Lisez le verdict avant d’enregistrer (4) : le forfait est dû, ou le motif pour lequel il ne l’est pas.
Cliquez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et jour suivant pour passer au jour suivant.
Un jour déjà au registre est chargé, jamais doublé : enregistrer le met à jour.
Pas venu(e) enregistre un jour où l’usager était attendu et n’est pas venu, sans prévenir. Il entre comme une absence non annoncée, pas au registre — qui liste qui est venu — et n’est facturé que là où le règlement d’ordre intérieur du centre le prévoit.
Le jour suivant repart toujours vierge, sur les heures du centre.
Une notification confirme chaque jour enregistré, et dit si le forfait est dû.
Une journée qui donne droit au forfait¶
Une journée donne droit au forfait quand l’usager :
est resté au moins 6 heures, et
est arrivé au plus tard à 12 h ;
ou quand la journée a été écourtée par une hospitalisation ou un décès, aussi courte soit-elle. Sinon, le registre dit pourquoi : Moins de 6 heures, Arrivé après 12 h, ou Heure d’arrivée ou de départ manquante.
Une journée qui ne donne pas droit au forfait s’inscrit quand même : l’usager est venu, et le centre lui facture son prix de journée.
La clôture de 13 h¶
Avant 13 h, le registre du jour est ouvert.
Dès 13 h, il est fermé aux arrivées ; les départs peuvent encore être encodés.
Un jour passé ne peut être modifié que par un responsable, et chaque changement est conservé dans le journal d’audit.
Une ligne ajoutée après la clôture est marquée Saisi après la clôture.
Une fois le registre clôturé, son silence est une réponse : un usager attendu et non pointé n’est pas venu ce jour-là.
L’historique¶
Hébergement → Présences CSJ liste les jours inscrits, avec les filtres Aujourd’hui, Ce mois-ci, Forfait non dû, Saisi après la clôture, Centre fermé ce jour-là, Au-delà des places et Transportés aujourd’hui, groupés par habitant, par jour ou par transporteur.
Une journée sans forfait s’affiche en rouge, avec son motif sous Motif ; une journée saisie après la clôture s’affiche en orange. Un jour inscrit un jour de semaine où le centre n’ouvre pas est signalé, jamais refusé : c’est soit une date mal encodée, soit une ouverture exceptionnelle.
Au-delà des places signale un jour où plus d’usagers sont venus que l’agrément ne compte de places.
Transporté par le centre dit que le centre a conduit l’usager ce jour-là. La case est cochée d’après les jours de transport du séjour, se corrige sur la ligne, et le supplément de transport compte ces jours.
À suivre¶
Facturer un mois de centre de jour — ce que deviennent les jours inscrits sur les factures.
Les soins d’un usager du centre de jour — comment le registre décide des soins du jour.