Documents de l’habitant¶
Pour chaque habitant, Resthome tient à jour un dossier documentaire stocké dans l’application Documents d’Odoo. Vous n’avez rien à créer ni à classer à la main : le dossier, ses sous-dossiers et le classement sont automatiques. Vous y accédez depuis le bouton Documents sur la fiche de l’habitant, ou depuis l’application Documents → Habitants.
Prérequis
Cette fonctionnalité repose sur l’application Documents d’Odoo : elle doit être installée. Une fois activée, les dossiers des habitants et les étiquettes se configurent automatiquement — vous n’avez rien à préparer.
Un dossier par habitant, créé automatiquement¶
Dès qu’un habitant est créé (ou dès que sa fiche devient une fiche habitant), Resthome crée son dossier personnel sous le dossier racine « Habitants », avec trois sous-dossiers prêts à l’emploi :
graph TD
A[Residents] --> B[Blank forms]
A --> C[Resident name]
C --> D[Medical documents]
C --> E[Administrative documents]
C --> F[Billing documents]
Sous-dossier |
Ce qu’on y met |
|---|---|
Documents médicaux |
Les évaluations, formulaires et éléments médicaux de l’habitant. |
Documents administratifs |
Convention, pièces d’identité, accords, courriers. |
Documents de facturation |
Les factures et éléments liés à la facturation de l’habitant. |
Le dossier porte le nom de l’habitant et se renomme automatiquement si le nom change. Les dossiers sont triés par ordre alphabétique, ce qui les garde faciles à parcourir dans l’application Documents.
Dossiers protégés
Les dossiers créés automatiquement sont protégés contre la suppression : un utilisateur standard peut y déposer des documents et les consulter, mais ne peut pas supprimer le dossier lui-même. Cela vous évite de perdre accidentellement toute la structure documentaire d’un habitant.
Le bouton « Documents » sur la fiche¶
Sur la fiche de l’habitant, un bouton intelligent « Documents » affiche le nombre de fichiers stockés dans son dossier. Le compteur additionne les documents du dossier et de ses sous-dossiers (les sous-dossiers eux-mêmes ne sont pas comptés). Cliquer sur le bouton ouvre directement le dossier personnel de l’habitant dans l’application Documents.
Uniquement pour les utilisateurs de l’application Documents
Le bouton n’apparaît que pour les utilisateurs qui ont accès à l’application Documents. Les autres voient la fiche habitant normalement, sans le raccourci.
Les dossiers créés au niveau de l’établissement¶
Lors de la création de la société (l’établissement), Resthome met automatiquement en place deux dossiers en haut de l’application Documents :
Habitants — le dossier racine qui contient tous les dossiers des habitants.
Formulaires vierges — un sous-dossier pour vos modèles et documents à compléter (conventions types, formulaires médicaux vierges, etc.).
Séparés par établissement
En multi-société, chaque établissement a son propre dossier racine « Habitants » et son propre dossier « Formulaires vierges ». Les documents restent donc séparés d’une maison à l’autre.
Étiquettes prédéfinies¶
Resthome fournit une liste d’étiquettes prêtes à l’emploi pour catégoriser les documents et les retrouver par filtre dans l’application Documents :
Étiquette |
Usage typique |
|---|---|
Formulaire médical |
Formulaires et documents médicaux. |
Convention de séjour |
La convention signée avec l’habitant. |
Facturation |
Factures et éléments de facturation. |
Consentement RGPD |
Consentements et documents liés à la vie privée. |
Fin de séjour |
Documents de fin de séjour / départ. |
Les autres étiquettes prédéfinies servent aux documents qui suivent les règles du pays : l’évaluation de la dépendance, les accords et décisions de l’assureur santé, et la prise en charge accordée par un organisme public d’aide sociale.
En Belgique
Ces étiquettes sont Évaluation Katz, Accord MR/MRS (eAgreement), Allocation OA et CPAS. Voir Les soins en Belgique.
Appliquer les étiquettes automatiquement
Vous pouvez faire appliquer une ou plusieurs de ces étiquettes automatiquement à chaque document centralisé, via le champ Étiquettes par défaut dans les réglages. Voir Réglages des documents.
Classement automatique des pièces jointes¶
Au-delà des dossiers, Resthome peut centraliser automatiquement les pièces jointes déposées sur la fiche d’un habitant : elles arrivent directement dans son dossier personnel, sans classement manuel. Ce comportement se règle dans la configuration.
Pour aller plus loin
Le comportement détaillé, les cas d’usage et l’activation sont décrits sur la page Centralisation des documents.
Points clés à retenir¶
Chaque habitant dispose d’un dossier personnel automatique avec trois sous-dossiers : médical, administratif, facturation.
Le dossier suit le nom de l’habitant et se renomme ; les dossiers sont protégés contre la suppression accidentelle.
Le bouton « Documents » de la fiche ouvre le dossier et compte les fichiers, sous-dossiers compris.
Au niveau de l’établissement, Resthome crée les dossiers « Habitants » et « Formulaires vierges », séparés par société.
Des étiquettes prédéfinies (formulaire médical, convention de séjour, facturation, consentement RGPD…) facilitent le filtrage et peuvent être appliquées automatiquement.