Refacturer une facture fournisseur¶
La maison paie une facture — le relevé des tickets modérateurs du médecin, le décompte mensuel du coiffeur ou du pédicure — puis doit répercuter chaque ligne sur l’habitant concerné. L’écran Refacturations de factures fournisseur le fait en un seul document : les lignes de la facture arrivent d’elles-mêmes, vous désignez l’habitant de chacune, et la validation écrit un supplément sur l’enveloppe de chaque habitant.
Où atterrissent les montants
Une refacturation écrit sur l’enveloppe de suppléments de l’habitant, la même que celle décrite dans Les suppléments. À partir de la période de facturation, un supplément refacturé se comporte exactement comme un supplément encodé à la main.
Avant de commencer¶
La facture doit être comptabilisée : une facture brouillon peut encore changer sous les suppléments des habitants, Resthome la refuse donc.
Les produits que vous achetez et répercutez portent une case dans leur fiche, Refacturable aux habitants. C’est elle qui fait apparaître le bouton sur la facture. Cochez-la sur les produits de coiffure, de pédicurie ou d’honoraires de votre catalogue.
Une ligne de facture sans produit
Un relevé encodé en une simple ligne « Coiffeur, mars », sans aucun produit, est repris lui aussi — vous le pointez alors vers le bon produit de supplément dans la refacturation. La validation exige ce produit : les forfaits sont indexés dessus.
1. Lancer la refacturation depuis la facture¶
Ouvrez la facture fournisseur dans Comptabilité → Factures fournisseurs et cliquez sur Refacturer aux habitants. Resthome crée la refacturation, préremplie d’une ligne par ligne de facture éligible — produit, libellé et montant hors TVA — et l’ouvre.
Un bouton intelligent sur la facture mène aux refacturations qu’elle a produites, et un autre sur la refacturation ramène à la facture : un montant sur la facture d’une famille se remonte toujours jusqu’au document fournisseur qui le justifie.
Partir de l’application
Le menu Suppléments → Refacturations de factures fournisseur fait la même chose : créez une refacturation, choisissez la facture, et ses lignes arrivent.
2. Désigner l’habitant de chaque ligne¶
Sur chaque ligne, désignez le ou les habitants et choisissez la répartition du montant.
Colonne |
Ce qu’elle fait |
|---|---|
Habitant(s) |
À qui la ligne est facturée. Laissée vide, elle va au habitant désigné en haut de la refacturation |
Méthode de répartition |
Identique : chaque habitant paie le montant entier — le cas du ticket modérateur, où la ligne porte déjà la part d’un seul habitant. Répartie : le montant est divisé entre eux — une sortie à 100 € pour cinq habitants |
Frais (%) |
Majoration facultative, 0 par défaut. Une maison qui répercute au prix coûtant n’y touche pas |
Par habitant, Répartition, Total |
Ce que chaque habitant paie réellement. Quand ils ne paient pas tous la même chose, la colonne Répartition détaille la division |
Ignorés |
Les habitants qu’un forfait écarte |
Le bouton Affecter des habitants ouvre un sélecteur où l’on coche plusieurs habitants d’un coup pour les appliquer à une ligne, aux lignes choisies ou à toute la refacturation — la réponse à un relevé de trente lignes.
Utilisez Dupliquer cette ligne quand une ligne de facture couvre plusieurs habitants avec des montants différents.
L’arrondi ne perd jamais un centime
En Répartie, 100 € pour trois habitants donnent 33,34 + 33,33 + 33,33. Le reliquat va toujours au premier habitant, de sorte que les parts redonnent exactement le total de la ligne.
3. Ajouter des lignes en cascade¶
Un relevé de coiffeur, c’est une ligne par habitant, toutes libellées pareil. Cochez Ajouter en cascade et remplissez le Texte cascade : chaque ligne que vous ajoutez ensuite s’ouvre avec ce libellé et avec l’habitant suivant de la maison, par ordre alphabétique.
Ajouter une ligne se réduit alors à encoder le montant.
Les habitants sont servis par ordre alphabétique, de A à Z, et seulement ceux présents aujourd’hui.
Les lignes venues de la facture ne sont jamais réécrites : vous pouvez donc cocher la case en cours de document.
Un libellé ou un habitant que vous avez déjà encodé est laissé intact.
4. Contrôler, puis valider¶
Calculer est un essai à blanc : le bouton rafraîchit ce que chaque habitant paierait et annonce le total ainsi que les habitants qu’un forfait écarte. Rien n’est encore écrit.
Valider écrit un supplément sur l’enveloppe ouverte de chaque habitant. Resthome refuse d’abord — avant d’écrire quoi que ce soit — lorsque :
une ligne ne porte aucun produit de supplément (sauf si la maison a défini un produit de repli, voir plus bas) ;
un habitant a déjà été facturé pour la même ligne de facture par une autre refacturation ;
l’enveloppe d’un habitant est inatteignable, parce que son mois est déjà facturé ou qu’il n’a pas de séjour. Ils sont tous listés d’un coup, avec le motif de chacun.
Un habitant au forfait n’est jamais facturé deux fois
Si un habitant est couvert par une convention de suppléments active sur le même produit, il est écarté de la facturation et apparaît dans la colonne Ignorés. Sa part n’est pas reportée sur les autres : un forfait ne doit jamais faire payer les voisins davantage.
Annuler une refacturation¶
Annuler retire des enveloppes des habitants les suppléments créés par la refacturation. L’action refuse dès que l’un d’eux figure sur une facture de habitant — facture brouillon comprise, puisque c’est l’état normal entre la génération d’une période et sa facturation. Supprimez cette facture brouillon, ou établissez une note de crédit, puis annulez.
Une refacturation annulée peut être remise en brouillon et réutilisée.
Une note de crédit fournisseur¶
Une note de crédit fournisseur se refacture exactement de la même façon et rend l’argent : les habitants sont crédités sur leur enveloppe au lieu d’être facturés une seconde fois. La refacturation l’annonce dans un bandeau.
Réglages — « Autre supplément »¶
Les lignes ne nommant aucun produit de supplément arrêtent la validation. Une maison qui préfère les laisser passer désigne un produit de repli dans les Paramètres, section Suppléments, sous Autre supplément : ces lignes sont facturées sous ce produit, et une note dans le fil de discussion les énumère.
Laissé vide — le réglage par défaut — la refacturation s’arrête et nomme les lignes à corriger, comportement plus sûr pour une maison qui n’a pas tranché.
Points clés à retenir¶
Une facture comptabilisée, une refacturation, un supplément par habitant — avec le lien vers la facture d’origine conservé dans les deux sens.
Identique facture le montant entier à chaque habitant ; Répartie le divise.
Ajouter en cascade préremplit chaque nouvelle ligne d’un libellé commun et de l’habitant suivant, par ordre alphabétique.
Un habitant couvert par un forfait est écarté, visiblement, et les autres n’en paient pas davantage.
L’annulation reste possible jusqu’au moment où une facture porte le supplément.