Een maand factureren, stap voor stap

Deze gids begeleidt u van begin tot eind door een facturatiemaand: de periode openen, de facturering genereren, de facturen aanmaken en bevestigen, en daarna de maand afsluiten. Volg hem met Resthome ernaast open: elke stap geeft aan waar u moet klikken.

Het idee in twee delen

Elke maand kan in twee stromen gefactureerd worden:

  • het bewonersaandeel — verblijf, supplementen en supplementenovereenkomsten, zorgprestaties, geneesmiddelen, aangepast aan de afwezigheden → klassieke facturen, het onderwerp van deze pagina;

  • het aandeel van de zorgverzekeraar (het zorgforfait betaald door de zorgverzekeraar), waar het landpakket er een factureert → verzonden naar de zorgverzekeraars volgens de regels van het land.

Resthome voert ze parallel uit op eenzelfde periode.

In België

Het aandeel van de zorgverzekeraar is het RIZIV-forfait: tussen Genereren en Facturen aanmaken voegt de periode een stap Controleer MDA (verzekerbaarheid) en een stap Genereer eFact toe; de loten worden daarna verzonden en opgevolgd in de eFact-cockpit vóór de afsluiting. Zie Een maand factureren in België.

Stap 1 — De maandperiode openen

  1. Hoofdmenu → Rusthuis.

  2. Facturatie → Facturering → Factureringsperioden.

  3. Open de periode van de maand, of maak ze aan met Nieuw.

De periode toont haar status bovenaan (Concept → Gegenereerd → Gefactureerd → Gesloten). De knop voor de volgende stap is altijd de meest linkse, die gemarkeerd is.

Stap 2 — De factureringslijnen genereren

  1. Klik op Genereren. Het venster Facturering genereren wordt geopend.

  2. Laat Bewoners leeg om alle actieve bewoners te factureren (of kies één bewoner voor een specifiek geval), en klik daarna op Genereren.

  3. Resthome berekent voor elke bewoner het verblijf, de supplementen en supplementenovereenkomsten, de zorgprestaties en de geneesmiddelen, past de afwezigheden toe en voegt het zorgforfait toe waar het landpakket er een factureert.

De periode krijgt de status Gegenereerd.

Anticipatief

Het verblijf wordt een maand op voorhand gefactureerd; het zorgforfait en de supplementen op de gepresteerde maand. Zie Overzicht.

Stap 3 — Het resultaat controleren

Lees vóór het factureren na wat er gegenereerd werd:

  • het tabblad Bewoners — één regel per bewoner, met de kamer, het verblijfstype, de aanwezigheids- en afwezigheidsdagen en de bedragen;

  • het tabblad Factureringslijnen — het detail, lijn per lijn;

  • de tellers bovenaan de periode — Afwezigheden (de afwezigheden die de aanwezigheidsdagen hebben verminderd) en Niet gefactureerd (de bewoners die de hele maand afwezig waren en helemaal niet gefactureerd worden).

Een fout is nu goedkoper te corrigeren: corrigeer de bron (verblijf, afwezigheid, supplement) en start daarna Vernieuwen via het tandwielmenu van de periode.

In België

Vóór het aanmaken van de facturen vraagt de periode nog twee stappen: Controleer MDA (de verzekerbaarheid van de bewoners; Mislukte MDA’s opnieuw proberen voor de mislukte aanvragen), en daarna Genereer eFact, dat één lot per landsbond van ziekenfondsen samenstelt op basis van de lijnen van de periode. Zie Een maand factureren in België.

Stap 4 — De facturen aanmaken (bewonersaandeel)

  1. Klik op Facturen aanmaken.

  2. De facturen van het bewonersaandeel worden als concept gegenereerd, in het tabblad Facturen.

  3. Kijk ze na en klik daarna op Bevestigen.

De periode krijgt de status Gefactureerd.

Een bevestigde factuur « bevriest » de maand

Eenmaal geboekt is de factuur van een bewoner vergrendeld voor die maand (bescherming). Om ze te corrigeren: zet ze terug naar concept of maak een creditnota, en vernieuw dan. De andere bewoners worden niet geraakt.

In België

De eFact-loten die vóór de facturen werden samengesteld, worden daarna naar de ziekenfondsen verzonden, en hun ontvangstbevestigingen, afrekeningen en weigeringen worden opgevolgd; de periode kan pas worden afgesloten zodra elk lot een definitief resultaat heeft bereikt. Zie Een maand factureren in België en Elektronische facturatie (eFact).

Stap 5 — De periode afsluiten

Zodra er geen enkele factuur meer in concept staat, klikt u op Periode sluiten. De maand is vergrendeld.

Als de knop niet verschijnt, geeft een bericht onder de koptekst aan wat de afsluiting nog blokkeert. Een gesloten periode kan worden heropend met Heropenen.

Overzicht van het traject

graph TD
  A[Open the period] --> B[Generate]
  B --> C[Review]
  C --> D[Create Invoices]
  D --> E[Confirm the invoices]
  E --> F[Close Period]

Verder